Die Buchung von A-Z

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Alles beginnt mit einer Voranfrage

Telefonisch, per Email, per Fax kann in unserem Büro nachgefragt werden, ob bestimmte Termine oder "welche Termine" frei sind. Hierzu bieten wir ihnen die Chance, vorab in unseren Belegungskalender zu blicken, welche Termine frei sind. Es können bis zu drei Terminen VORRESERVIERT werden für die Dauer von einer Woche. In dieser Zeit sollten Absprachen mit Kollegen, Elternvertretern und  allen Beteiligten stattfinden. Nach Ablauf dieser Woche erlischt ein Anspruch auf die VORRESERVIERUNG und der Termin wird freigegeben. Kommt es zu einer Termineinigung wird eine VERBINDLICHE ANMELDUNG mit unserem Info.

Verbindliche Anmeldung

Die von uns zugesandten Unterlagen sollten genau durchgelesen und auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Die VERBINDLICHE ANMELDUNG ist ausgefüllt und unterschrieben an das Albert-Schweitzer-Haus zurückzusenden. Die vierwöchige Frist ist einzuhalten. Was unbedingt ausgefüllt werden muss:

  • die voraussichtliche Gesamtanzahl der an der Fahrt teilnehmenden Personen
  • erste Mahlzeit, letzte Mahlzeit
  • genaue Ankunfts- und Abfahrtszeiten
  • ob Bettwäsche vom Haus geliehen wird
  • ob der Bustransfer über das Albert-Schweitzer-Haus organisiert werden soll. (Kosten für Fahrten außerhalb von Darmstadt können bei der Heimleitung erfragt werden.)
  • Unterschrift nicht vergessen

Die Buchung wird erst rechtkräftig, mit der schriftlichen Bestätigung und Unterschrift des Heimleiters. Feststellbar an vorhandener Belegungsnummer.

 

Die Achtwochenfrist

Die endgültige Anzahl an Personen sollte jetzt mit der Heimleitung abgeglichen werden. Die Buchung liegt womöglich schon fast ein Jahr zurück, so dass sich die Gruppenstärke evtl. geändert hat. Um Ausfallgebühren zu vermeiden, ist es die letzte Chance die Zahlen zu korrigieren. Alle Änderungen die später erfolgen, werden mit 25% oder 50% Ausfallgebühr berechnet (genaueres kann unter "Bedingungen für die verbindliche Anmeldung" nachgelesen werden).

Die Vierwochenfrist

Spätestens vier Wochen bevor die Klassenfahrt angetreten wird, muss folgendes mit der mit der Heimleitung geklärt werden:

  • Programmangebote:

o   MäcBess, Pizza, Nachtwanderung, Naturgang, Drachenworkshop, Kinderwerkstatt, Museum, sowie Angebote, die mit einer Busbuchung zusammenhängen.

(Alle Programmangebote des Freundeskreises sind freiwillige Angebote, die unter Umständen nicht durchgeführt werden können. Es besteht kein Anspruch und keine rechtkräftige Verbindlichkeit zur Durchführung der Angebote. Ein Alternativprogramm ist von dem Lehrpersonal und den begleitenden Personen vorzubereiten).
In der Regel können wir erst am Ankunftstag darüber informieren, ob die gewünschten Aktivitäten durchgeführt werden können.

  • Besonderheiten bei der Verpflegung:

o    Die ungefähre Anzahl von Personen, die sich vegetarisch oder vegan ernähren, Personen die kein Schweinefleisch essen, sowie alle Besonderheiten (Allergien und Unverträglichkeiten).

o    besondere Wünsche wie Grillen, Lunchpakete, erweitertes Buffett.

  • Sonstige Zusatzleistungen oder Vereinbarungen

Die Einwochenfrist

Die Ausfallgebühren bis zur eine Woche vor Beginn der Maßnahme werden mit 25% berechnet. In der letzten Woche bis zur Ankunft betragen diese 50%. Um unnötige Ausfallgebühren zu vermeiden, sollten die Belegungszahlen rechtzeitig angepasst werden. Per Email oder Anruf können die Abfahrts- und Ankunftszeiten abgeglichen und evtl. Fragen beiderseits geklärt werden. So kann unnötiger Stress und Ärger vermieden werden.

 

 

Die Ankunft und der erste Tag

 

In der Regel kann jeder Bus bis auf den Hof vorfahren. Platz zum wenden (auch wenn knapp) ist vorhanden. PKW´s dürfen nur zum Ein- und Ausladen auf dem Hof geparkt werden. Die Gruppen werden von der Heimleitung (Heimleiter oder Stellvertretung) auf dem Hof begrüßt und in der Regel in den Speisesaal geführt. Gepäck bleibt bei schönem Wetter auf dem Hof oder wird im Eingangsbereich abgestellt (Anweisungen folgen). Anschließend findet eine Begrüßung statt und folgende Dinge werden besprochen:

 

·Zimmer, Essenzeiten, Tischdienst, Kiosk, Tiere, Spielmöglichkeiten, Regeln und Tipps usw.

·Am Ende werden Fragen beantwortet, und das Wort den Gruppenleitern erteilt

·Bitte die Teilnahmeliste abgeben - gibt es Besonderheiten beim Essen? Vegetarier, Allergien….?

·Dann können die Zimmer belegt und bezogen werden -  Betten beziehen, Kleider einräumen, es sich gemütlich machen.Da erfahrungsgemäß die Kinder recht freudig aufgeregt sind, ist es ratsam bei der Bettwäschenverteilung (falls Sie Bettwäsche vom Haus ausleihen) und beim Tischdienst Hilfestellung zu leisten.

 

 

Letzter Tag

Nun heißt es Abschied nehmen. Der letzte Tag im Albert-Schweitzer-Haus ist leider gekommen. Nachdem die Koffer alle gepackt sind, sollte noch auf folgende Dinge geachtet werden:

  • wurde auch nichts vergessen
  • bitte die Stühle in den Zimmern auf die Tische stellen
  • bitte die Zimmer ausfegen (Besen gibt es in der alten Dusche, Handfeger und Kehrschaufel sind ja im Zimmer), Abfalleimer bitte im Zimmer stehen lassen – wird von uns entsorgt
  • der Kiosk ist für evtl. Flaschenrückgabe geöffnet. In der Regel wird kein Eis und keine Getränke mehr verkauft.
  • Sind alle Schlüssel abgegeben?
  • Ist die vorläufige Rechnung unterschrieben?